Pravidla chování (Code of Conduct GfK Group)
A. Preambule
Podle Corporate Values (Společných hodnot) skupiny GfK, představují zaměstnanci jedinečný soubor talentů, znalostí a kreativity a jsou základním zdrojem společnosti a klíčem k jejímu úspěchu. Zaměstnanci GfK jsou podporováni, aby svůj talent využívali a rozvíjeli tak, aby dosáhli společných cílů skupiny. Iniciativa, odhodlání a tvrdá práce budou podporovány a odměněny. Klíčem k úspěchu je spravedlnost, dobrá komunikace a pracovní vztahy na všech úrovních a v rámci všech divizí skupiny GfK.
Pro skupinu GfK je důležité udržovat dobré vztahy se svými obchodními partnery, které jsou charakteristické svou diskrétností, důvěrou a spravedlností. Zaměstnanci skupiny GfK jsou povinni vykonávat své povinnosti pro zákazníky, kteří jsou primárním zájmem všech obchodních aktivit, kvalifikovaně, efektivně, přesně a spolehlivě.
Tento Kodex chování je závazný nejenom pro management, ale je také součástí osobního závazku GfK vztahujícího se na veškeré zaměstnance skupiny GfK a jeho dodržování jako takového je tedy nedílnou závaznou součástí Corporate Values GfK a Risk Management System (Systému řízení rizik).
B. Obecné principy
Možné konflikty zájmu
Chování zaměstnanců v rámci GfK i mimo ní je klíčem k dlouhodobému obchodnímu úspěchu společnosti. Mělo by být bráno v úvahu, že společný zájem GfK má přednost před zájmem jednotlivce.
Osobní a soukromé zájmy nesmí ovlivňovat obchodní vztahy nebo rozhodnutí, které by měly vycházet výhradně z obchodních a etických úvah. Za účelem ochrany GfK, třetích stran, obchodních partnerů, jakož i zaměstnanců musí být možný konflikt zájmů řešen otevřeně. Tato komunikace by měla zabránit veškerým podezřením o možné nečestnosti nebo nevhodnosti. V případě, že by nastal konflikt zájmů, není zaměstnanec oprávněn přijmout rozhodnutí samostatně, ale je povinen konzultovat další kroky se svým nadřízeným a snažit se o dosažení předchozí dohody.
Právní ustanovení a odborné standardy
GfK a její zaměstnanci budou dodržovat tento Kodex chování, jakož i platné místní zákony a nařízení a budou jednat v souladu s místními standardy obchodní praxe. To platí například pro finanční sankce EU.
Nebude tolerována žádná výjimka odkazující na zvyklosti nebo místní praxi, která by představovala porušení zákona. Nic, co je uvedeno v tomto Kodexu chování nebude vykládáno v rozporu či jako nedodržení platných zákonů a nařízení. GfK a její zaměstnanci se zejména zavazují, že budou dodržovat odborná pravidla a nařízení vztahující se na výzkum trhu, bez ohledu na to, zda je jejich povaha národní či mezinárodní:
Mezinárodní kodex pro marketingový a sociální výzkum ESOMAR
(ICC/ESOMAR International Code of Marketing and Social Research Practice, http://www.esomar.org/uploads/pdf/ps_cg_icccode.pdf)
Standardy SIMAR (České sdružení agentur pro výzkum trhu a veřejného mínění, http://www.simar.cz)
Standardy a etika pro provádění výzkumu CASRO (Council of American Survey Research Organizations, http://www.casro.org/codeofstandards.cfm)
Zaměstnanci jsou povinni jednat a vykonávat svoji práci v souladu s těmito směrnicemi.
Ochrana a bezpečnost dat
Důvěrnost (diskrétnost) při obchodním jednání musí být vždy zajištěna. Je nutné respektovat a dodržovat nařízení týkající se ochrany dat. Nezbytné je také dbát na zachování důvěrnosti vztahující se na zákazníky a třetí strany. Zaměstnanci jsou povinni aplikovat standardy IT GfK jako efektivní opatření pro ochranu osobních údajů, jakož i pro účely zajištění bezpečnosti dat.
Práva duševního vlastnictví
Práva duševního vlastnictví skupiny GfK stejně jako patenty a know-how, jakož i výsledky a zjištění služeb GfK prováděných pro zákazníky, musí být chráněny proti neoprávněnému využití a přenosu. Zaměstnanci jsou zavázáni aplikovat veškerá opatření za účelem zajištění těchto aktiv skupiny GfK.
Ochrana životního prostředí
Ochrana životního prostředí a efektivní management přírodních zdrojů jsou důležitým zájmem GfK. GfK a její zaměstnanci jsou povinni si to uvědomovat při využívání pracovních zdrojů společnosti a uchovávat své zdroje v rámci potřebných limitů.
C. Pravidla chování
Osobní chování
GfK a její zaměstnanci budou u veškerých jednání se zákazníky, dodavateli a kolegy zachovávat korektnost a budou respektovat jejich osobní čest a soukromí. Všichni zaměstnanci jsou povinni jednat otevřeně, spravedlivě a se vzájemným respektem, jakož i spolupracovat při řešení veškerých problémů, které mohou vzniknout. Se zaměstnanci a třetími stranami bude zacházeno stejně, bez ohledu na pohlaví, věk, vyznání nebo víru, sexuální orientaci, tělesné postižení nebo etnický původ. Obtěžování a diskriminace nebudou tolerovány a jakýkoliv pokus o diskriminaci vůči zaměstnancům nebo třetím stranám, ať již přímo či nepřímo, budou podléhat disciplinárnímu řízení. Při mezinárodních jednáních budou respektovány tradice a zvyklosti jiných zemí. Všichni zaměstnanci a management skupiny GfK nesou odpovědnost za zachování pracovního prostředí bez diskriminace.
Dary a jiné ekvivalentní finanční výhody
V průběhu obchodních vztahů se může stát, že zaměstnanci GfK a jejich rodinní příslušníci, společnost GfK nebo třetí strany, v závislosti na jejich individuálním postavení, mohou obdržet dárky nebo finanční výhody od třetích stran nebo poskytnout dary nebo finanční výhody třetím stranám. Za dary nebo finanční výhody se v tomto kontextu považují přímé nebo nepřímé výhody, na které nemá příjemce nárok a které mohou mít vliv na proces rozhodování příjemce při výkonu jeho povinností. Z tohoto důvodu nejsou zaměstnanci GfK oprávněni při zahájení nebo udržování obchodních vztahů přijímat od osob či společností dary nebo služby či jim je nabízet jménem společnosti GfK. Výjimku z tohoto ustanovení představují drobné dárky zanedbatelné hodnoty ve formě příležitostné zdvořilosti a propagační dárky či příležitostná pozvání, která se považují za běžné v kontextu platných standardů obchodní praxe. Obecně se dar nebo finanční výhoda považují za přiměřené v případě, že individuální výhoda nepřekračuje 1 % průměrné hrubé měsíční odměny. To odpovídá jedné individuální výhodě nebo daru na jednoho obchodního partnera a rok. Ve všech ostatních případech se vyžaduje předchozí souhlas nadřízeného, je-li to možné, v písemné formě. V případě pochybností budou výhody poskytnuté zaměstnanci GfK převedeny na skupinu GfK. Dary nebo finanční výhody mohou být předmětem daně z příjmu fyzických osob příjemce; odpovědnost za správné daňové přiznání nese zaměstnanec.
Nezávislost a nestrannost rozhodnutí a prohlášení
Zaměstnanci jsou povinni přijímat rozhodnutí v rámci svých kompetencí, a to na základě dostupnosti příslušných informací, bez ohledu na své vlastní zájmy a výhradně v zájmu skupiny GfK. Veškerá prohlášení vydaná zaměstnanci GfK jménem společnosti budou pravdivá a platná. Zaměstnanci GfK jsou povinni se vyvarovat jednání s dodavateli, se kterými uchovávají osobní vztahy, protože tyto by mohly vést ke konfliktu zájmů. Smlouvy budou přiděleny výhradně na základě objektivních principů. To se vztahuje rovněž na výběr a hodnocení zaměstnanců. V případě potenciálních konfliktů zájmů je souhlas nadřízeného povinný a je-li to možné, musí být tento zaznamenán písemně.
Sekundární činnosti a vlastnické podíly
Sekundární činností je taková činnost, v rámci které člen personálu poskytuje své služby, bez ohledu na to, zda se tak děje za odměnu či nikoliv, mimo svůj pracovní poměr s GfK. Sekundární činnosti jsou přípustné výhradně v případě, že neomezují práci příslušných osob nebo nesnižují jejich schopnost výkonu a nedochází ke vzniku souvisejících konfliktů zájmů. Sekundární činnosti vykonávané za odměnu vyžadují předchozí souhlas GfK. Má se za to, že konflikt zájmů existuje ve všech případech, ve kterých jsou zaměstnanci finančně propojeni s obchodními partnery GfK nebo pokud jsou aktivní v podnikatelských oblastech, ve kterých je GfK aktivní. K takovým aktivitám mohou patřit i vlastnické podíly.
Důvěrné informace
Informace, které zaměstnanci získají v průběhu výkonu svých pracovních povinností, nesmí použít pro své vlastní účely ani v zájmu třetích stran. V případech, ve kterých zaměstnanci získají informace týkající se podnikání GfK nebo jejích zákazníků, které by potenciálně mohly mít vliv na cenu na burze, jsou povinni uchovávat důvěrnost těchto informací a nejsou oprávněni tyto informace poskytnout dalším stranám. Jakékoliv využití takových informací pro jejich vlastní účely nebo v zájmu třetích stran je přísně zakázáno.
Oddělení soukromých a pracovních výdajů
Soukromé a pracovní výdaje musí být přísně odděleny. Soukromé výdaje nesmí být vyrovnávány prostřednictvím účtů GfK. V případě zábavy a obchodních cest platí pravidlo, že předmět a čas těchto výdajů musí souviset s prací. V případech, ve kterých je rozlišení pracovních a soukromých výdajů složité, se vyžaduje souhlas nadřízeného. Pověřování obchodních partnerů pro soukromé účely je zakázáno v případě, že je pravděpodobný vznik potenciálního konfliktu zájmů.
Zdroje GfK nebo zákazníků GfK, jako jsou materiály a finanční zdroje, nesmí být používány pro soukromé účely, není-li dohodnuto jinak.
D. Oznámení
Řídící rada GfK, její management a manažerské organizace všech dceřiných společností a obchodních jednotek patřících do skupiny GfK jsou povinny aktivně podporovat informování o tomto Kodexu chování a zajistit jeho trvalou implementaci. Vedoucí jednotlivých společností GfK nesou mimořádnou odpovědnost. Berou na vědomí, že tento Kodex chování je závazný a potvrzují své porozumění a jejich přísné dodržování. Kodex chování zaměstnanců GfK, je nedílnou součástí směrnic GfK. Hodnoty v něm uvedené mají pro GfK mimořádný význam. Porušení Kodexu chování bude penalizováno a může vést k zahájení disciplinárního řízení.
E. Důvěrné informace, stížnosti nebo oznámení
GfK podporuje své zaměstnance, aby registrovali popř. oznámili porušování právních nebo interních nařízení prostřednictvím oficiálních cest. Za tímto účelem mohou kontaktovat ředitele útvarů, ředitele společnosti, oddělení lidských zdrojů.
Kterýkoliv ze zaměstnanců GfK, který si nepřeje využít této možnosti, rovněž může zaslat otevřenou nebo anonymní zprávu oddělení Vnitřního auditu společnosti GfK AG nebo místopředsedovi Dozorčí rady společnosti GfK Dr. Arno Mahlertovi. Dr. Mahlert je povinen prověřit veškeré zaslané údaje a realizovat příslušné kroky, v případě potřeby i s externí podporou.
Identita informátora podléhá úplnému utajení. Při zpracování oznámení jsou zohledněna ustanovení týkající se ochrany údajů. Současně je zajištěno, že taková oznámení nebudou považována za porušení důvěry a v důsledku takového oznámení nebude osoba podávající informace pronásledována, za předpokladu, že zpráva byla podána v dobré víře a v důvěře ve skutečnost, že poskytované skutečnosti jsou pravdivé.
GfK věří, že její zaměstnanci budou tento nástroj využívat odpovědně a čestně a že se vyvarují jeho využívání pro nečestné účely.
